Eğitim kurumları için Doküman Yönetimi
Öğrenci ve personel dosyalarını, resmî yazışmaları ve kurum belgelerini tek arşivde, yetkiye bağlı biçimde yönetin.
Eğitim kurumlarında belge trafiği üç koldan gelir: öğrenci ve veli belgeleri, personel özlük dosyaları ve resmî kurumlarla yazışmalar. Bunlar genellikle üç ayrı yerde, üç ayrı düzende tutulur. Denetim geldiğinde ya da bir veli geçmiş bir belgeyi talep ettiğinde arama üç yerde birden başlar.
Datkor Doküman Yönetimi eğitim kurulumunda üç akışı tek arşivde ama ayrı yetki gruplarında toplar. Öğrenci belgelerine yalnız ilgili personel, özlük dosyalarına yalnız İK erişir; resmî yazışmalar onay akışıyla yürür. Her erişim ve değişiklik kaydedilir.
Okul arşivinin tekrarlayan sorunları
Belgeler üç ayrı yerde
Öğrenci, personel ve resmî yazışma dosyaları ayrı düzenlerde tutulduğunda arama ve denetim hazırlığı uzar.
Erişim sınırsız
Öğrenci belgelerinin ortak klasörde tutulması, çocuğa ait veride KVKK açısından doğrudan risktir.
Onay süreçleri yavaş
Resmî yazışmalarda imza ve onay sırası yazılı değilse belge gereksiz beklemelerle ilerler.
Saklama süreleri takipsiz
Mezun öğrenci ve ayrılan personel belgelerinin ne kadar saklanacağı tanımlı değilse arşiv kontrolsüz büyür.
Üç akışı tek arşivde toplayan yapı
Öğrenci dosyası
Kayıt belgeleri, veli onayları, sağlık bilgisi ve karne kayıtları öğrenci kartına bağlanır; erişim ilgili personelle sınırlanır.
Personel özlük dosyası
Sözleşme, diploma, formasyon ve zorunlu eğitim belgeleri tek dosyada; süreli belgelerin bitişi uyarıya düşer.
Resmî yazışma yönetimi
Gelen-giden yazılar kayıt numarasıyla izlenir; onay ve imza adımları tanımlıdır.
Ayrı yetki grupları
Öğrenci, personel ve kurumsal belgeler farklı yetki gruplarında tutulur; her erişim günlüklenir.
Saklama süresi yönetimi
Belge tipine göre saklama süresi tanımlanır; süre dolduğunda imha veya arşiv işlemi öneri olarak düşer.
Hızlı arama
Öğrenci, personel, tarih ve belge tipi bazında arama; talep edilen belge saniyeler içinde bulunur.
Belge girişinden arşive akış
Belge kaydı
Öğrenci, personel veya resmî yazı belgesi taranarak ya da elektronik olarak sisteme girer ve ilgili kayda bağlanır.
Sınıflandırma
Belge tipi ve yetki grubu belirlenir; saklama süresi tanımlanır.
Onay
Resmî yazışmalarda tanımlı onay ve imza adımları sırayla ilerler; her adım kayda geçer.
Erişim
Yetkili personel belgeye erişir; görüntüleme ve indirme işlemleri günlüklenir.
Arşiv ve imha
Saklama süresi izlenir; süre dolduğunda imha veya arşiv işlemi kayda bağlanarak yapılır.
Hangi göstergeleri izlersiniz?
Arşivin sağlığı, belge sayısıyla değil eksiksizliği ve erişilebilirliğiyle ölçülür. Aşağıdaki göstergeler bunu izlenebilir kılar.
- Eksik belge oranı: Öğrenci ve personel dosyalarında zorunlu olduğu halde bulunmayan belge oranı.
- Belge bulma süresi: Talep edilen bir belgeye ulaşma süresi; veli ve denetim taleplerinde yanıt hızı.
- Onay süresi: Resmî yazışmalarda kayıttan imzaya kadar geçen ortalama süre.
- Süresi dolan belge sayısı: Saklama süresi dolduğu halde işlem yapılmamış belge adedi.
- Geçerliliği biten personel belgesi: Süresi dolmuş veya dolmak üzere olan diploma, sertifika ve sağlık belgesi sayısı.
Eğitimde belge ve çocuk verisi
Eğitim kurumları çocuklara ait veri işler; erişim kontrolü ve saklama süresi yönetimi bu nedenle özellikle önemlidir.
- Öğrenci belgelerine erişimin yalnız ilgili personelle sınırlanması ve her erişimin günlüklenmesi
- Veli açık rızasının belge ve tarih bilgisiyle saklanması
- Personel özlük ve sağlık belgelerinde ayrı yetki grubu ve saklama süresi yönetimi
- Resmî yazışmalarda kayıt numarası, onay ve imza izinin tutulması
- Saklama süresi dolan belgeler için imha veya arşiv işleminin kayda bağlanması
Sık sorulan sorular
Doküman yönetimi belgeleri saklar ve yönetir; öğrenci kaydının kendisi OBS'de kalır. Açık REST API üzerinden öğrenci kimlik bilgisi eşlenerek belgeler doğru öğrenciye bağlanabilir; kapsam analiz aşamasında belirlenir.
Veli erişimi ayrı bir yapılandırmadır ve hangi belge tiplerinin paylaşılacağı kurum politikanıza göre belirlenir. Varsayılan kurulumda erişim kurum personeliyle sınırlıdır; veli talebi geldiğinde belge yetkili personel tarafından paylaşılır ve bu işlem kayda geçer.
Saklama süreleri mevzuat ve kurum politikanıza göre belirlenir; sistem bu süreleri belge tipine göre tanımlamanıza ve izlemenize olanak verir. Süre dolduğunda imha veya arşiv işlemi öneri olarak düşer, karar ve uygulama kayda bağlanır.
Kampüs bir kırılım olarak tanımlanır; belgeler kampüs bazında filtrelenir ve yetkiler kampüse göre sınırlanabilir. Merkez yönetim tüm kampüsleri birlikte görebilir.
Aynı yolda ilerleyen diğer sayfalar
Eğitim sektörü için diğer çözümler
Datkor Doküman Yönetimi diğer sektörlerde
Arşiv yapınızı demoda kuralım
Öğrenci, personel ve resmî yazışma akışlarınızı anlatın; yetki gruplarının nasıl ayrıldığını ürün üzerinde gösterelim.