Kamu kurumları için Doküman Yönetimi
Gelen-giden evrakı, onay akışlarını ve arşivi tek sistemde yönetin; her işlem kim tarafından ne zaman yapıldıysa kayıtlı kalsın.
Kamu kurumlarında iş, büyük ölçüde belge üzerinden yürür. Bir talebin hangi birimde beklediği, kimin onayını aldığı ve nerede takıldığı görünür değilse, süreç hızlandırılamaz; vatandaşa verilen süre sözü de tutulamaz. Fiziksel dolaşımda belge kaybı ve mükerrer kayıt ise ayrı bir maliyet kalemidir.
Datkor Doküman Yönetimi kamu kurulumunda her belge bir kayıt numarası, bir sahibi ve bir akışla sisteme girer. Onay adımları tanımlıdır, belge hangi adımda ne kadar beklediyse görünür. Arşiv dijitaldir ve erişim yetkiye bağlıdır; her görüntüleme ve değişiklik günlüklenir.
Evrak akışının tıkandığı yerler
Belge nerede bilinmiyor
Fiziksel dolaşımda evrakın hangi masada beklediği takip edilemez; gecikmenin sorumlusu da tespit edilemez.
Mükerrer ve kayıp kayıt
Aynı belgenin farklı kopyaları dolaştığında hangisinin güncel olduğu belirsizleşir; kayıp belge yeniden üretilir.
Onay süreci uzuyor
Onay sırası yazılı değilse belge gereksiz adımlardan geçer; süreç tahminden uzun sürer.
Arşiv araması zaman alıyor
Geçmiş belgeye ulaşmak fiziksel arşivde saatler sürdüğünde hem iç talepler hem denetim gecikir.
Evraktan arşive kapalı devre
Gelen-giden evrak kaydı
Her belge kayıt numarası, tarih, ilgili birim ve konu bilgisiyle sisteme girer; fiziksel belgeler taranarak eklenir.
Onay ve havale akışları
Belge tipine göre onay adımları tanımlanır; belge sıradaki kişiye otomatik düşer, adımda geçen süre ölçülür.
Elektronik imza desteği
Onay adımlarında elektronik imza kullanımı desteklenir; imzalı belge değişmez biçimde saklanır.
Dijital arşiv ve dosya planı
Belgeler kurumsal dosya planına göre sınıflandırılır; saklama süresi tanımlanır ve süre sonunda işlem önerilir.
Yetki bazlı erişim
Kim hangi belgeyi görebilir ve indirebilir tanımlanır; gizlilik dereceli belgeler ayrı yetki grubunda tutulur.
İşlem günlüğü ve sürüm
Her görüntüleme, değişiklik ve havale kullanıcı ve tarih bilgisiyle kaydedilir; belge sürümleri saklanır.
Evrak girişinden arşive akış
Kayıt
Gelen belge taranır veya elektronik olarak alınır; kayıt numarası, konu ve ilgili birim bilgisiyle sisteme girer.
Havale
Belge ilgili birime veya kişiye havale edilir; sorumluluk ve süre kaydedilir.
İşlem ve onay
Tanımlı onay adımları sırayla ilerler; her adımda kim ne zaman işlem yaptı kayıtlı kalır.
Çıkış
Giden evrak numaralandırılır, imzalanır ve gönderilir; gönderim kaydı belgeyle ilişkilendirilir.
Arşiv
Belge dosya planına göre arşive girer; saklama süresi izlenir ve süre sonunda işlem önerilir.
Hangi göstergeleri izlersiniz?
Evrak yönetiminde iyileşme, belge sayısıyla değil belgenin geçirdiği süreyle ölçülür. Aşağıdaki göstergeler akış verisinden doğrudan üretilir.
- Ortalama işlem süresi: Belgenin kayıttan sonuçlanmaya kadar geçirdiği süre; belge tipi ve birim kırılımında.
- Adımda bekleme süresi: Her onay adımında geçen ortalama süre; tıkanan adımın tespiti.
- Süresi aşan belge sayısı: Tanımlı süre hedefini aşan açık belge adedi; birim bazında.
- Açık belge yükü: Birim ve kişi başına düşen işlem bekleyen belge sayısı; iş yükü dengesi.
- Arşiv erişim süresi: Geçmiş bir belgeye ulaşma süresi; iç talep ve denetim yanıt hızı.
Kamu belge yönetiminde mevzuat
Kamuda belge, saklama ve imha kuralları düzenlemelere tabidir; sistem bu kuralları uygulanabilir hale getirir.
- Kurumsal dosya planına göre sınıflandırma ve saklama süresi tanımlanması
- Saklama süresi dolan belgeler için imha veya devir işlemlerinin kayda bağlanması
- Elektronik imza ile imzalanan belgelerin değişmez biçimde saklanması
- Her görüntüleme, değişiklik ve havale işleminin kullanıcı ve tarih bilgisiyle günlüklenmesi
- KVKK: kişisel veri içeren belgelerde yetki bazlı erişim, gizlilik derecesi ve saklama süresi yönetimi
Sık sorulan sorular
Zorunlu değil. Sistem bugünden itibaren üretilen belgelerle başlatılabilir; geçmiş arşiv talebe göre veya kademeli olarak taranır. Tüm arşivi önceden taramaya çalışmak projeyi gereksiz yere uzatan en yaygın hatadır.
Onay adımlarında elektronik imza kullanımı desteklenir. Hangi imza altyapısının kullanılacağı ve entegrasyon kapsamı analiz aşamasında belirlenir; kurumunuzun mevcut imza çözümü bu değerlendirmenin çıkış noktasıdır.
Gizlilik derecesi belge üzerinde bir özelliktir ve erişimi ayrı yetki grubuna bağlar. Yetkisiz kullanıcı belgenin varlığını dahi görmeyecek biçimde yapılandırılabilir; her erişim denemesi günlüklenir.
Datkor Doküman Yönetimi bulut sürümde sunulur; kurum verisinin dışarı çıkmaması gereken durumlarda kurulum modeli analiz aşamasında ayrıca değerlendirilir. Veri yerleşimi politikanız bu değerlendirmenin başlangıç noktasıdır.
Aynı yolda ilerleyen diğer sayfalar
Kamu sektörü için diğer çözümler
Datkor Doküman Yönetimi diğer sektörlerde
Bir evrak akışınızı demoda kuralım
En çok tıkanan sürecinizi anlatın; onay adımlarını modelleyip belgenin nerede beklediğini nasıl göreceğinizi gösterelim.