Eğitim kurumları için CRM
Ön kayıttan kesin kayda, veli görüşmesinden kayıt yenilemeye kadar aday öğrenci sürecini tek yerden yönetin.
Eğitim kurumlarında kayıt dönemi kısa ve yoğundur. Tanıtım günlerinden, web formlarından ve telefonla gelen yüzlerce aday farklı defterlere düşer; kimin arandığı, kime broşür gönderildiği, hangi velinin hangi öğretmenle görüştüğü takip edilemez hale gelir. Sezon kapandığında kaç adayın neden kaybedildiği de bilinmez.
Datkor CRM eğitim kurulumunda aday öğrenci bir kayıt hunisinde ilerler: başvuru, görüşme, tanıtım, ön kayıt, kesin kayıt. Her adımda sorumlu, tarih ve sonuç kayıtlıdır. Veli iletişimi aynı kartta biriktiği için kayıt yenileme dönemine hazırlıklı girilir.
Kayıt döneminde kaybedilenler
Aday listeleri dağınık
Tanıtım günü listesi, web formu ve telefon notları ayrı yerlerde. Aynı aday iki kez aranır, bazıları hiç aranmaz.
Veli görüşmeleri kayıtsız
Hangi veliye ne söz verildiği kayıtlı olmayınca ikinci görüşmede tutarsızlık çıkar, güven zedelenir.
Kayıp nedeni bilinmiyor
Kesin kayda dönmeyen adayların neden vazgeçtiği ölçülmediğinde, gelecek sezon aynı hatalar tekrarlanır.
Kayıt yenileme geç başlıyor
Mevcut öğrenci velileriyle yenileme görüşmesi geç başladığında, veli çoktan başka kurumla görüşmüş olur.
Kayıt sürecine göre kurulmuş CRM
Aday öğrenci hunisi
Başvuru, ilk görüşme, tanıtım/deneme dersi, ön kayıt ve kesin kayıt aşamaları tanımlı. Her adayın hangi aşamada beklediği görünür.
Öğrenci ve veli kartı
Öğrenci bilgisi ile veli iletişim bilgisi ilişkili tutulur; kardeş kayıtları aynı aile altında görünür.
Görüşme ve etkinlik takvimi
Tanıtım günü, deneme dersi ve veli görüşmesi randevuları planlanır; katılım kaydı huniye işlenir.
Kaynak takibi
Adayın nereden geldiği (referans, web, tanıtım, sosyal medya) kaydedilir; hangi kanalın gerçekten kayda dönüştüğü ölçülür.
Kayıt yenileme listesi
Mevcut öğrenciler için yenileme dönemi öncesi görev listesi oluşur; her veliyle temas edilip edilmediği izlenir.
Toplu ve kişisel iletişim
Veli bilgilendirmeleri segmentlere göre gönderilir; izin durumu ve iptal talepleri ayrı yönetilir.
Başvurudan kayıt yenilemeye akış
Başvuru
Web formu, tanıtım günü veya telefonla gelen aday kaydedilir; kaynak ve iletişim izni işaretlenir.
İlk görüşme
Veliyle görüşme planlanır ve yapılır; beklentiler, bütçe ve karar tarihi nota işlenir.
Tanıtım veya deneme
Okul gezisi ya da deneme dersi planlanır; katılım ve geri bildirim kaydedilir.
Ön kayıt ve kesin kayıt
Ön kayıt alınır, belge ve ödeme adımları izlenir; kesin kayıtla öğrenci aktif hale gelir.
Yenileme
Dönem sonunda mevcut velilerle yenileme görüşmeleri görev olarak açılır; yenilemeyen velilerde neden kaydedilir.
Hangi göstergeleri izlersiniz?
Kayıt sezonunun ortasında yön değiştirebilmek için, sezonun sonunu beklemeden okunabilen göstergelere ihtiyaç var. Datkor CRM bunları huninin kendisinden üretir.
- Kayıt dönüşüm oranı: Başvurudan kesin kayda dönüşen aday oranı; kaynak ve program kırılımında.
- Aşama geçiş süresi: Başvurudan kesin kayda geçen ortalama gün ve hangi aşamada beklendiği.
- Kaynak verimliliği: Her tanıtım kanalının getirdiği aday sayısı ve bunların kayda dönüşme oranı.
- Kayıt yenileme oranı: Mevcut öğrencilerden bir sonraki döneme devam edenlerin oranı; sınıf ve program bazında.
- Kayıp nedeni dağılımı: Ücret, mesafe, program uygunluğu gibi vazgeçme nedenlerinin oransal dağılımı.
Öğrenci ve veli verisinde KVKK
Eğitim kurumları çocuklara ait veri işler; bu veri KVKK kapsamında özel dikkat gerektirir. Sistem toplama, erişim ve saklama adımlarını kayıt altına alır.
- Veli açık rızasının tarih ve kapsam bilgisiyle saklanması
- Çocuğa ait verilerde erişimin yalnızca ilgili personelle sınırlanması
- Aydınlatma metni sürümlerinin izlenmesi ve hangi sürümün onaylandığının kaydı
- Ticari elektronik ileti izinlerinin ayrı tutulması; iptal taleplerinin kayda geçmesi
- Kayıt olmayan adayların verisi için saklama süresi ve silme/anonimleştirme akışı
Sık sorulan sorular
Datkor CRM açık REST API sunar; kesin kayda dönen adayın öğrenci bilgi sisteminize aktarılması bu API üzerinden kurgulanabilir. Entegrasyonun kapsamı mevcut sisteminizin sunduğu servislere bağlıdır ve analiz aşamasında belirlenir.
Evet. Öğrenciler veli/aile kaydı altında ilişkilendirilir; aynı aileye bağlı kayıtlar tek ekranda görünür. İndirim koşulunun kendisi ücretlendirme tarafında tanımlanır, CRM tarafında aile ilişkisi ve görüşme geçmişi tutulur.
Evet. Kampüs bir kırılım olarak tanımlanır; huni, raporlar ve görev atamaları kampüs bazında filtrelenir. Yönetici rolü tüm kampüsleri birlikte görebilir.
Sezon dışı asıl değerli dönemdir: kayıt yenileme takibi, mevcut veli memnuniyet görüşmeleri ve gelecek sezon için erken aday biriktirme bu dönemde yürür. Huni kayıt dönemine hazır girmenizi sağlar.
Aynı yolda ilerleyen diğer sayfalar
Eğitim sektörü için diğer çözümler
Datkor CRM diğer sektörlerde
Kayıt hunisini demoda kuralım
Kendi kayıt sürecinizi anlatın; demoda o aşamaları kurup aday öğrencilerin nasıl izleneceğini gösterelim.